Ein Lead ist da, der erste Anruf geht ins Leere. Und dann? Viele Teams versuchen es noch ein- oder zweimal und legen den Kontakt dann ab. Dabei entscheidet gerade die Nachfassstrategie darüber, wie viel aus eingekauften oder selbst erzeugten Leads wird.
Der erste Anruf: so früh wie möglich
Wer eine Anfrage stellt, ist in diesem Moment mit dem Thema beschäftigt. Je mehr Zeit vergeht, desto eher hat die Person schon mit einem anderen Anbieter gesprochen oder das Interesse verloren. Der erste Anruf sollte deshalb so schnell wie möglich erfolgen, idealerweise noch am selben Tag und während die Anfrage frisch ist.
Das setzt voraus, dass Leads ohne Verzögerung bei Ihnen ankommen. Wer Kontakte einmal täglich gesammelt erhält, verschenkt diesen Vorteil.
Mehrere Versuche, sinnvoll verteilt
Ein einzelner verpasster Anruf sagt wenig. Die Person sitzt vielleicht im Auto, in einer Besprechung oder hat ihr Telefon stumm geschaltet. Entscheidend ist, die Versuche zu verteilen:
- über verschiedene Tageszeiten – vormittags, mittags, am frühen Abend
- über mehrere Tage statt mehrfach am selben Tag
- über verschiedene Wochentage, denn Gewohnheiten unterscheiden sich
Wer fünfmal hintereinander am Vormittag anruft, erreicht immer dieselbe Lücke im Tagesablauf.
Mehr als nur Telefon
Telefon bleibt der wichtigste Kanal, aber nicht der einzige. Eine kurze E-Mail oder SMS nach dem ersten erfolglosen Versuch – mit Absender, Anliegen und Rückrufnummer – erhöht die Chance, dass die Person beim nächsten Anruf drangeht oder selbst zurückruft. Wichtig: Für jeden Kanal muss eine passende Einwilligung vorliegen – für Anrufe wie für E-Mails und SMS regelt das § 7 UWG.
Wann Sie aufhören sollten
Es gibt keine feste Zahl, die für jede Branche passt. Sinnvoll ist eine feste Regel für Ihr Team: eine bestimmte Zahl von Versuchen über einen bestimmten Zeitraum, danach wird der Kontakt als nicht erreichbar markiert. Ohne solche Regel hört jeder Mitarbeitende an einem anderen Punkt auf, und Sie können nicht auswerten, was funktioniert.
Hören Sie sofort auf, wenn die Person kein Interesse mehr äußert oder der Kontaktaufnahme widerspricht. Das ist nicht nur höflich, sondern rechtlich geboten: Gegen Direktwerbung kann jede Person nach Art. 21 DSGVO jederzeit widersprechen.
Alles dokumentieren
Halten Sie jeden Versuch fest: Zeitpunkt, Kanal, Ergebnis. Nur so sehen Sie später, zu welchen Zeiten Ihre Zielgruppe erreichbar ist, ab dem wievielten Versuch kaum noch jemand abnimmt und welche Leadquellen besser erreichbar sind als andere. Ein Wählsystem oder CRM nimmt Ihnen das ab. Wer zusätzlich festhält, welche Merkmale erreichte Kontakte hatten, erkennt mit der Zeit auch, woran man einen guten Lead erkennt.
Wer die Nachfassarbeit übernimmt
Gerade das systematische Nachfassen bleibt im Tagesgeschäft oft liegen, weil der Vertrieb lieber mit erreichten Kontakten spricht. Viele Unternehmen geben diesen Teil deshalb ab und erhalten nur noch erreichte, qualifizierte Kontakte. Wie das aussieht, beschreiben wir unter Telemarketing.
Fazit
Rufen Sie neue Leads so schnell wie möglich an, verteilen Sie weitere Versuche über Tageszeiten und Tage, ergänzen Sie das Telefon durch eine kurze Nachricht und legen Sie eine feste Regel fest, wann ein Kontakt abgeschlossen wird. Und werten Sie aus, was Sie tun – nur dann wird Ihre Erreichbarkeit mit der Zeit besser.
