Welche Arbeiten im Backoffice können Sie abgeben, ohne die Kontrolle über Ihr Geschäft zu verlieren? Die kurze Antwort: alles, was regelmäßig anfällt, nach festen Regeln abläuft und sich schriftlich beschreiben lässt. Die längere Antwort steht in dieser Liste. Sie zeigt, an welchen Merkmalen Sie geeignete Aufgaben für Backoffice-Outsourcing erkennen, welche acht Bereiche sich in der Praxis besonders anbieten, was besser im Haus bleibt und worauf Sie beim Datenschutz achten müssen.
Backoffice-Outsourcing: vier Merkmale geeigneter Aufgaben
Bevor Sie über einzelne Tätigkeiten sprechen, lohnt ein Blick auf ihre Eigenschaften. Eine Aufgabe eignet sich in der Regel gut für die Auslagerung, wenn sie:
- wiederkehrend ist, also täglich, wöchentlich oder monatlich in ähnlicher Form anfällt
- regelbasiert abläuft und sich mit Wenn-dann-Entscheidungen beschreiben lässt
- messbar ist, etwa über Anzahl, Bearbeitungszeit oder Fehlerquote
- von einer Person unabhängig sein soll, damit Urlaub oder Krankheit den Ablauf nicht stoppen
Trifft nur eines dieser Merkmale zu, ist die Aufgabe selten ein guter Kandidat. Treffen drei oder vier zu, sollten Sie sie auf Ihre Liste setzen.
Acht Aufgaben, die sich zum Auslagern eignen
1. Auftrags- und Bestellerfassung
Bestellungen per E-Mail, Fax oder Formular werden geprüft, ins Warenwirtschafts- oder ERP-System übertragen und an Lager oder Disposition weitergegeben. Der Ablauf ist klar, die Prüfschritte lassen sich festlegen, und Rückfragen beim Kunden folgen einem festen Muster.
2. Stammdatenpflege
Doppelte Kundendatensätze, veraltete Adressen, fehlende Ansprechpartner: Datenpflege wird im Alltag oft verschoben, bis Vertrieb und Buchhaltung mit unterschiedlichen Daten arbeiten. Ausgelagert läuft sie als fester Prozess mit klaren Regeln, welche Felder wie gefüllt werden.
3. Belegprüfung und Rechnungsvorbereitung
Eingangsrechnungen sortieren, mit Bestellung und Lieferschein abgleichen, fehlende Angaben anfordern und alles für die Buchhaltung aufbereiten. Die Freigabe von Zahlungen bleibt dabei bei Ihnen.
4. Gemeinsame Postfächer und Standardanfragen
Info-, Service- oder Bestellpostfächer laufen schnell voll. Ein externes Team beantwortet wiederkehrende Fragen mit abgestimmten Textbausteinen und leitet alles Besondere mit kurzer Zusammenfassung an die zuständige Person weiter.
5. Dokumente digitalisieren und ablegen
Papierunterlagen scannen, benennen, verschlagworten und im Dokumentenmanagement ablegen: eine typische Aufgabe, die viel Zeit kostet, aber wenig Entscheidungen verlangt.
6. Anfragen sortieren und weitergeben
Neue Kontaktanfragen werden auf Vollständigkeit geprüft, nach festen Merkmalen eingeordnet und an das richtige Team übergeben. Kommen sehr viele Anfragen herein, lässt sich dieser Schritt mit Leadscoring verbinden.
7. Termin- und Rückrufverwaltung
Termine bestätigen, verschieben, Erinnerungen versenden und Rückrufwünsche bündeln. Läuft diese Arbeit überwiegend am Telefon, ist sie oft beim Callcenter-Outsourcing besser aufgehoben als im reinen Backoffice.
8. Bewerbungseingang und Personalverwaltung
Bewerbungen sichten, Eingangsbestätigungen verschicken, Unterlagen vollständig machen und Termine koordinieren. Bei vielen offenen Stellen ist das ein eigenes Thema, das wir unter HR-Outsourcing beschreiben.
Was besser im Haus bleibt
Nicht alles, was sich beschreiben lässt, sollten Sie auch abgeben. Im eigenen Team bleiben in der Regel:
- Entscheidungen über Preise, Rabatte, Kulanz und Zahlungsfreigaben
- Aufgaben, die tiefes Wissen über einzelne Kunden oder Produkte erfordern
- Tätigkeiten, die sich noch häufig ändern und deshalb nicht stabil beschrieben sind
- vertrauliche Vorgänge der Geschäftsführung, etwa Personalentscheidungen
Ein guter Mittelweg: Der Dienstleister bereitet vor, Ihr Team entscheidet. So bleibt die Verantwortung klar, und die Routinearbeit verlässt trotzdem den Schreibtisch.
Datenschutz: der Vertrag zur Auftragsverarbeitung
Im Backoffice geht es fast immer um personenbezogene Daten von Kunden, Lieferanten oder Bewerbern. Verarbeitet ein Dienstleister diese Daten nach Ihren Weisungen, handelt er als Auftragsverarbeiter. Nach Art. 28 DSGVO dürfen Sie nur mit Auftragsverarbeitern arbeiten, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten. Die Verarbeitung muss auf einem Vertrag beruhen, der unter anderem regelt:
- Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung
- Art der Daten und Kategorien betroffener Personen
- Verarbeitung nur auf dokumentierte Weisung
- Verpflichtung der Mitarbeitenden zur Vertraulichkeit
- Hinzuziehen weiterer Dienstleister nur mit Ihrer Genehmigung
- Löschung oder Rückgabe der Daten nach Ende des Auftrags
- Nachweise und Kontrollrechte für Sie als Auftraggeber
Die Datenschutzkonferenz nennt in ihrem Kurzpapier Nr. 13 zur Auftragsverarbeitung ausdrücklich Datenerfassung, Datenkonvertierung und das Einscannen von Dokumenten als Beispiele. Klären Sie deshalb vor dem Start, wer auf welche Systeme zugreift, und vergeben Sie persönliche Zugänge statt Sammelkonten. Der Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.
In vier Schritten zum ausgelagerten Ablauf
Ein Wechsel gelingt am besten schrittweise und mit einem klar abgegrenzten ersten Paket:
- Prozess aufnehmen: Den heutigen Ablauf gemeinsam mit den Mitarbeitenden aufschreiben, die ihn kennen, einschließlich Ausnahmen.
- Übergabe vorbereiten: Zugänge, Rechte, Ansprechpartner und Wege für Rückfragen festlegen.
- Parallel testen: Die ersten Vorgänge prüft Ihr Team mit, bis Qualität und Tempo stimmen.
- Regelbetrieb: Feste Kennzahlen und ein regelmäßiger Bericht zeigen, ob der Ablauf hält.
Welche Fragen Sie einem Dienstleister vor Vertragsbeginn stellen sollten, finden Sie in Callcenter-Dienstleister auswählen; viele davon gelten für das Backoffice genauso. Ob sich die Auslagerung gegenüber einer eigenen Stelle rechnet, behandelt Inhouse oder Outsourcing.
Fazit
Backoffice-Outsourcing lohnt sich dort, wo Arbeit regelmäßig anfällt, festen Regeln folgt und nicht an einer einzigen Person hängen soll. Entscheidungen und Sonderfälle bleiben bei Ihnen, die Vorbereitung übernimmt ein externes Team. Ein einfacher erster Schritt: Notieren Sie zwei Wochen lang, welche Routinearbeiten in Ihrem Team liegen bleiben, und prüfen Sie jede anhand der vier Merkmale oben. Was am Ende auf der Liste steht, ist Ihr Startpaket. Wie wir solche Aufgaben übernehmen, zeigt unsere Seite zum Backoffice.
